När Malin Schöldstein tillträdde som kommunikationschef i Mölndals stad för tre och ett halvt år sedan var uppdraget tydligt: Att samla, samordna och professionalisera kommunikationsarbetet. Kommunikatörerna var placerade i stadens förvaltningar, med stor kompetens – men utan gemensamma arbetssätt.
– Jag kunde se att det fanns otroligt mycket kunskap och vilja, men inte lika mycket samordning eller struktur. Vi jobbade inte så bra tillsammans, berättar Malin.
Utmaningen är välbekant för många som jobbar professionellt med kommunikation. Rollen är bred, kraven höga och utvecklingstakten snabb. I Mölndal blev lösningen att tänka långsiktigt, tillsammans.
En gemensam målbild som riktning
Malin samlade alla kommunikatörer och ställde en enkel men kraftfull fråga: Var vill vi vara om tre år? Resultatet blev en gemensam målbild och en utvecklingsresa med tydliga prioriterade områden. Arbetsgrupper med tydliga leveranskrav bildades kring bland annat sociala medier, tillgänglighet och klarspråk, medierelationer och kommunikatörsrollen.
– Alla kan inte vara bäst på allt, men däremot kan vi ha koll på och vara bäst på allt tillsammans.
Varje grupp fick tydliga leveranskrav och ansvar för att både utveckla arbetssätt och höja kompetensen i hela gruppen. Ambitionen var också att bygga teamkänsla över förvaltningsgränserna och att skapa ett ”vi” bland Mölndals kommunikatörer.
Ett konkret exempel är stadens sociala medieredaktion. I stället för en stor central redaktion skapades en ”small redaktion” med fyra kommunikatörer från olika förvaltningar, som lägger 1–1,5 timme i veckan.
– Under utvecklingsresan löste vi tillsammans ett hundratal leveranser. Ett tydligt exempel är bildandet av en sociala medier-redaktion. Sedan dess har vi ökat både följare och engagemang med 20–30 procent.
Gemensam grundplatta gav tydligare kommunikation
Tre år senare är skillnaden tydlig. I dag arbetar kommunikatörerna utifrån gemensamma processer, styrdokument och strategier. Kommunikationsarbetet bedöms utifrån behov och effekt, inte vana eller ad hoc.
– Vi har nu en grundplatta som berättar hur vi jobbar med kommunikation i Mölndal. Vi uppfinner inte hjulet om och om igen, utan delar erfarenheter och stöttar varandra.
För stadens invånare och näringsliv har förändringen inneburit tydligare, mer tillgänglig och mer sammanhållen kommunikation, något som stärker både förtroende och demokratiuppdraget.
Resan är inte avslutad, men grunden är lagd.
– Vi är inte klara, men vi har skapat något väldigt värdefullt. En stark gemenskap, tydlig riktning och en kultur där vi utvecklas tillsammans, avslutar Malin.
Malins tips till andra kommunikationsavdelningar som vill göra en utvecklingsresa
- Sätt en tydlig målbild och ett önskat läge
- Bryt ner mål till konkreta leveranser och följ upp dem
- Namnge resan, och fira när ni når delmålen
- Involvera många och bygg tillit i gruppen
- Skapa strukturer för samarbete och kunskapsdelning
- Ge utveckling tid, och ta den i etapper
