När Carin Bergman började som internkommunikatör för drygt tre år sedan låg också starten på samarbetet nära i tiden. Folkhälsomyndigheten hade redan bokat utbildningen Värdeskapande samverkan HR + kommunikation = sant, som kom att bli startskottet.
– Det var egentligen där allt började. Utbildningen blev en bro mellan våra två funktioner, säger Carin Bergman.
Två funktioner som arbetade parallellt
Utgångsläget var välbekant. HR och kommunikation arbetade nära samma frågor, men ofta i parallella spår.
HR drev sina processer och projekt. Kommunikationsavdelningen ansvarade för kanalval, budskap och publicering. Kontakten mellan funktionerna uppstod ofta först när något redan var färdigt.
– Som i många organisationer levde HR sitt liv och kommunikation sitt. Samtidigt är HR i grunden fullt av kommunikation. Vi insåg att vi skulle kunna göra mycket mer tillsammans, säger Carin Bergman.
För att samarbetet skulle fungera behövde båda funktionerna förstå varandras kompetens bättre. Vad bidrar HR med? Vad kan kommunikation tillföra? Och hur skapas större effekt när perspektiven möts?
Humor som bröt isen
Under utbildningen spelade kursledaren Eva Willstrand en viktig roll. Hon satte ord på de klassiska spänningarna mellan HR och kommunikation och började bygga broar mellan funktionerna.
– Hon var väldigt skicklig på att sätta fingret på våra beteenden. På kursen fanns ju både kommunikatörer och medarbetare från HR. Eva pratade om hur kommunikatörer alltid vill göra kommunikationsplaner för allting.
Först kom några försiktiga skratt från HR. Sedan log alla i samförstånd.
– Det gjorde något med stämningen. Humorn gjorde det lättare att prata om roller.
Humorn blev också en väg in i en mer öppen dialog om hur funktionerna kunde stötta varandra.
– Eva lyckades verkligen visa HR vad kommunikation kan bidra med och hur de kan använda vår kompetens i sitt arbete.
Nya arbetssätt växte fram
Efter utbildningen började samarbetet successivt ta mer konkret form. HR och kommunikation utvecklade gemensamma arbetssätt som fortfarande används.
Bland annat har de:
- skapat gemensamma digitala arbetsytor
- börjat träffas mer informellt för att bygga relationer
- genomfört gemensamma workshops för att identifiera behov och lösningar
- tagit fram ett gemensamt årshjul för aktiviteter och viktiga händelser
Årshjulet har blivit ett centralt verktyg i planeringen. Det togs fram gemensamt av HR och kommunikation och HR ansvarar för att hålla det uppdaterat. På så sätt har kommunikationsavdelningen alltid en tydlig bild av vad som väntar under året och kan planera sitt arbete i god tid.
– När vi ser vad som händer under året kan vi planera kommunikationen i god tid. Då blir den både mer genomarbetad och mer effektiv, säger Carin Bergman.
Från beställningar till samarbete
Skillnaden märks tydligt i hur arbetet går till i dag. Tidigare fick kommunikationsavdelningen ofta färdiga underlag från HR som bara skulle publiceras. Nu involveras kommunikation tidigare i processerna. Det gör att budskap, tonalitet och kanalval kan utvecklas mer strategiskt.
– Tidigare kunde jag känna att det fanns mycket mer att göra med materialet för att få bättre effekt. Nu är jag med tidigare och kan bidra redan när kommunikationen planeras.
Att kommunikationen kommer in tidigare gör att projekten kan planeras mer långsiktigt och att budskapet blir tydligare. Effekterna märks också hos HR.
”Vårt samarbete med kommunikationsavdelningen har verkligen utvecklats de senaste åren och jag tycker att det är uppenbart att det har gett stora positiva effekter på vårt arbete. Vi har en bättre planering av vår kommunikation och eftersom vi jobbar tillsammans med kommunikatörerna i flera projekt är de redan insatta i frågorna och förstår vad det är vi behöver nå ut med.” – Jenny Edström, chef för enheten för HR, Folkhälsomynigheten.
Tre tips till organisationer som vill göra samma resa
1. Börja med relationerna: Att slå ihop funktioner organisatoriskt är inte alltid lösningen. Mycket handlar om att lära känna varandra. Fika, möten och gemensamma samtal är viktiga för att skapa och bygga förståelse.
2. Dela kommunikationskompetensen: HR-arbete innehåller mycket kommunikation. För att samarbetet ska fungera behöver kommunikatörer också dela med sig av sin kompetens. Genom att visa hur man arbetar med budskap, målgrupper och planering kan kommunikationen få större effekt i organisationen.
3. Ha tålamod: Förändringen tar tid. Det här sker inte över en natt. Man behöver ha tålamod och fortsätta bygga samarbetet steg för steg.
