I vår intervjuserie "Hej medlem!" möter du medlemmar i Sveriges Kommunikatörer och får ta del av hur kommunikatörer runt om i Sverige jobbar och ser på yrkets utmaningar och möjligheter.
Inom handeln går det fort. Med ett säsongsbaserat sortiment från köksredskap, ljus och servetter till leksaker, grill, trädgård och kläder förändras erbjudandet snabbt över året. För ett konstant flöde av beslut, kampanjer och prioriteringar krävs mer än tydliga budskap. Det krävs struktur, tajming och ett årshjul som håller i vardagen.
Det vet kommunikatören Annelie Carlsson. Med en bakgrund som civilekonom från Lunds universitet har hon länge rört sig mellan det kreativa och det analytiska. Steg för steg har det fört henne närmare kommunikationen, där hon i dag har en roll med tydlig koppling till verksamhetens kärna.
Hon har varit på ICA Sverige sedan 2008 i roller som bland annat marknadsansvarig och projektledare.
Som kommunikatör med fokus på internkommunikation arbetar hon nära ICA:s non-food-verksamhet och fungerar som länken mellan kontoret i Göteborg och de fristående butikerna runt om i landet. Verksamheten – ICA Maxi Special, finns i 96 butiker från Trelleborg till Haparanda och sysselsätter omkring 800 medarbetare.
– Fördelen med att sitta i försäljning och driftorganisationen är att det är här det händer. Här är jag mitt i verksamheten, vilket ger mig en större förståelse när jag ska sålla bort brus och göra viktiga prioriteringar.
Ett informationsflöde som krävde något mer
Som i många organisationer har informationsflödet vuxit. Och tempot med det. Med ett stort och komplext sortiment räcker det inte att skicka ut information, den behöver förstås, prioriteras och omsättas i handling.
Det var utgångspunkten när ICA Special i Göteborg utvecklade sin internkommunikation, med fokus på att stärka kopplingen mellan det strategiska och det operativa.
Lösningen blev en livestudio.
Med inspiration från huvudkontoret i Stockholm började teamet arbeta med livesändningar till bland annat butikschefer. Ambitionen var tydlig: att skapa kommunikation som når fram och går att agera på.
Och arbetssättet bygger på något grundläggande – det görs tillsammans.
Kompetensen finns i organisationen. I stället för att bygga nytt utifrån tog de vara på befintliga resurser och engagemang hos kollegor för att möjliggöra livesändningarna.
– Vi lär oss tillsammans och av varandra. Och framför allt känner vi att det är roligt och det syns i våra sändningar, säger Annelie.
Kommunikation byggd inifrån verksamheten
Annelie ansvarar för upplägg, planering, och utförande medan kollegor från verksamheten, ofta personer med ansvar för försäljning eller marknad står framför kameran. I sändningarna varvas genomgångar med inspel från olika delar av organisationen.
Det gör kommunikationen mer konkret, mer relevant och enklare att omsätta i praktiken.
Formatet är ett samlat tillfälle att förmedla strategi, budskap och kommersiell riktning, men också för att öppna upp för fördjupande resonemang och direkt dialog. Responsen från butikscheferna har varit mycket positiv. Genom att sändningarna spelas in kan innehållet dessutom återbesökas och användas vidare i den fortsatta kommunikationen inom organisationen.
– Det som gör det så starkt är att vi gör det tillsammans. Vi är mitt i verksamheten, filmar med personer inom verksamheten, ut till verksamheten.
När budskap får genomslag direkt
En av de största vinsterna är närheten till mottagaren.
I livesändningarna syns det direkt hur budskap tas emot. Vad som fungerar, vad som behöver justeras och vad som går fram. Det ger något som ofta saknas i internkommunikation: återkoppling i stunden.
Samtidigt förändras relationerna. När människor möts i ett mer levande format minskar avståndet mellan olika delar av organisationen, även när de befinner sig långt ifrån varandra.
– Det här är ett mer levande sätt att komma ut med kommunikationen. Det gör att även fast vi befinner oss långt ifrån varandra fysiskt så känns det som nära. Sen gör vi såklart så mycket mer än bara livesändningar. Jag arbetar med intranätet och Teams som bas i vår internkommunikation, där studion blir grädden på moset – ett förstärkande verktyg för engagemang.
Livesändningarna skapar en kombination som annars är svår att få till – strategisk riktning och operativ närvaro i samma arbete. Kommunikationen på ICA sker alltså inte vid sidan av verksamheten. Den är en del av hur arbetet drivs framåt.
Börja där du står
Annelies råd till andra är tydligt.
Utgå från det som redan finns. Identifiera kompetenser i organisationen och bygg vidare därifrån. Testa i liten skala, justera längs vägen och låt arbetssättet utvecklas över tid. Det behöver inte vara avancerat. Det behöver vara relevant.
Strukturen som får det att hålla över tid
Men det finns en avgörande förutsättning – ett tydligt årshjul.
Det skapar förutsättningar för planering, tydlighet i förväntningar och möjlighet att agera i rätt tid. Samtidigt ger det kommunikationen en tydlig riktning. Insatser kan planeras, belastningen fördelas och tempot hållas jämnt över året.
Strukturen för internkommunikation, kanaler och intranät sätts redan i ledningsgruppen och är förankrad i hela organisationen. Det skapar tydlighet i vad som ska kommuniceras var, när och hur.
Det är först när strukturen sitter som kommunikationen fullt ut kan bidra till verksamhetens resultat.
– Väldigt viktigt att sätta en gemensam struktur för vilken information i vilken kanal. Ett välmående årshjul har hjälpt oss att hitta struktur, tydlighet och ett jämnt fördelat flöde mellan olika insatser.
Relaterade utbildningar
Projektledning för kommunikatörer – driv projekt med struktur och självledarskap
Driver du kommunikationsprojekt i din vardag – utan tydliga ramar, mandat eller tid? Den här kursen fokuserar på hur du stärker ditt självledarskap som projektledare och ger dig konkreta arbetssätt för att skapa struktur, framdrift och resultat i dina projekt.
- På distans 21 aug
- På distans 23 sep
Strategisk intern kommunikation
Den här kursen ger dig kraft att ta vara på potentialen i den interna kommunikationen – och ge verksamheten förutsättningar att kommunicera och prestera bättre i ett flexibelt och tillitsbaserat arbetsliv.
- På distans 23 sep
