Kommunikation är det viktigaste verktyget för förändring

Utan kommunikation sker ingen förändring. Vi förklarar varför och hur vi ska göra det, klargör förväntningar och tittar på vad vi har åstadkommit. Det är kommunikationen som gör att vi aktiverar oss och rör oss framåt. Att implementera stora förändringar i en organisation kan verka som ett nästintill omöjligt uppdrag. Dels måste du få med alla medarbetare på tåget, dels se till att förändringen faktiskt genomförs i det dagliga arbetet. I förändringsprocesser sitter kommunikatören på det allra viktigaste verktyget – att på ett effektivt och attraktivt sätt kunna kommunicera förändringen.

– Det handlar om att få med sig människor. Inte bara när det kommer till att sända ut en vision, utan också att faktiskt skapa dialog. Jag tycker att man ska se på alla projekt som förändringsprojekt, sedan kan graden av påverkan på organisationen vara olika. Förändring är också närvarande på ett helt annat sätt idag än för bara ett par år sedan, takten är väldigt mycket högre.

Mathias menar att ett lyckat förändringsprojekt förutsätter att du lyckas skapa en attraktiv vision för medarbetarna. Om du inte lyckas kommunicera fördelarna med förändringen går det ofta snett.

– De flesta förändringsprojekt misslyckas redan i början och beror ofta på att du inte har en tillräckligt tydlig och attraktiv vision, vilket leder till att du inte får med dig medarbetarna. Att skapa en vision och medarbetarnas engagemang är två faktorer som hänger ihop, ju starkare vision desto högre engagemang. Här måste vi inse att personer agerar utifrån sina känslor, och att det är just därför som du bör lägga tid på att utforma visionen och kommunicera den. Det är där du som kommunikatör bör inse att du gör ett oerhört viktigt jobb.

Så hanterar du motstånd till förändring

Förändring är inte alltid något som uppskattas av medarbetare. Mathias menar att detta ofta beror på otydlighet i kommunikationen, och att det gäller att förstå varför medarbetarna reagerar som de gör. För att lyckas med din förändringskommunikation behöver du ha fem grundförutsättningar på plats:

• En tydlig och attraktiv vision
• Motivation att vilja förändras
• Kompetens att genomföra förändringen
• Resurser: tid, pengar och arbetskraft
• En plan för hur ni ska gå tillväga

Har du dessa bitar på plats blir processen betydligt enklare, menar Mathias.

– Det som ofta skapar låsningar är när det finns mycket otydlighet, vilket öppnar upp för spekulationer bland medarbetarna. Det är viktigt att i plan och vision vara tydlig för att inte få folk att börja skvallra och spekulera, för det skapar en väldigt negativ energi. Detta kan undvikas med god kommunikation. Man ska även komma ihåg att kritik inte behöver vara dåligt, utan att det kan vara positivt att få feedback och testa om du har tänkt rätt. Lyssna på kritikerna, inte bara på de positiva. Det är okej att känna olika saker.

Mathias tips: så blir du en bra förändringsledare

För att lyckas med förändring måste du som ledare få till en dialog. Mathias menar att det inte kommer att fungera om många inte tror på förändringen. Samtidigt underskattas kommunikationens värde.

– Ofta tror man att det kommer fungera bara det finns en bra plan, men du måste öppna upp en dialog för att förstå hur planen mottas och vilken förändringsvilja som finns. Konflikter som handlar om sakfrågor är i grund och botten positiva, de är tecken på engagemang som du inte ska vara rädd för att bemöta. Var beredd på att det inte kommer bli som du har tänkt dig. Du måste vara beredd att justera, att ta tempen på organisationen och att vara öppen för förändringar i omvärlden.

Vad är egentligen kommunikationens roll när det kommer till förändring?

– De flesta större förändringsprocesser påverkar individer på ett sätt som gör att man måste vara väldigt medveten kring hur olika grupper och team berörs. Man behöver ta fram en plan för kommunikationen som tar hänsyn till att olika individer och team reagerar på olika sätt av förändringen. För att lyckas med en förändring brukar man säga att du måste få med dig mer än femtio procent av de anställda. Det är här kommunikationsarbetet blir så viktigt.

Hur ser ett bra förändringsledarskap ut?

– Det ena är tydlighet, lyhördhet, att vilja förstå och vara öppen för olika röster. Sedan måste det finnas ett stort engagemang från ditt håll. Tala till människors känslor och drivkrafter, och förklara varför projektet kommer bli roligt, spännande och lärorikt. Fråga dig själv varför dina medarbetare ska vilja vara med på resan, formulera svaret och kommunicera det.

Vill du lära dig mer om förändringsledarskap och förändringskommunikation? Upptäck Mathias kurs här.