Fackförbundet DIK valde att avsluta samarbetet med en extern byrå som tidigare hjälpt dem med marknadsföringen. Beslutet handlade inte om att något saknades, utan om motsatsen. Kompetensen fanns redan internt, liksom viljan att göra mer själva och utveckla arbetet vidare.
För Susanne Rossi, projektledare inom kommunikation och marknad på fackförbundet DIK, blev förändringen en naturlig brytpunkt. I takt med att mer av det kreativa arbetet flyttade in i organisationen växte också behovet av att leda processerna på ett annat sätt.
Utbildningen Att leda och samarbeta i kreativa processer, ledd av Anna Romsom blev startskottet på den interna satsningen.
Att kliva tillbaka för att komma framåt
Susanne är i grunden kommunikatör och har under många år arbetat operativt med kampanjer, copy och innehåll. Att själv gå in och lösa uppgifter, formulera budskap och driva det kreativa arbetet framåt har varit en naturlig del av yrkesrollen. Men i ett team där den kompetensen redan finns förändras förutsättningarna.
– Jag behöver inte vara den som löser uppgiften. Det gör vi tillsammans. Min roll är att coacha teamet, inte att gå in själv och utföra kreativa uppgifter.
Hon beskriver det som ett skifte mellan två olika förhållningssätt. Antingen kliver man in som expert och bidrar med egna lösningar, eller så tar man ett steg tillbaka och leder processen framåt.
Att ställa frågan till sig själv ”Är jag här som expert eller som coach?” har blivit ett konkret sätt att hålla riktningen i arbetet. Det har också förändrat dynamiken i teamet där fler perspektiv får ta plats och det kreativa arbetet blir något som utvecklas tillsammans, snarare än styrs.
Det som faller bort när alla “redan vet”
När arbetet flyttas från byrå till interna team förändras inte bara rollerna, utan också hur man kommunicerar med varandra.
I samarbeten med en extern byrå är mycket uttalat från början. Det finns en brief, tydliga ramar och en gemensam bild av vad som ska göras. Internt ser det ofta annorlunda ut.
– Det är väldigt lätt att man hoppar över viktiga steg i den kreativa processen för att man är lite hemmablind och tänker att alla vet vad som ska göras.
Just där kan osäkerheten smyga sig in. När förväntningar inte sätts från början blir det svårare att hålla riktning i arbetet även om alla i grunden har samma mål. Att arbeta mer medvetet med ramar, roller och arbetssätt tidigt i processen har därför blivit en viktig del av utvecklingen.
Struktur som skapar utrymme för kreativitet
I kreativa processer finns ofta en vilja att hålla saker öppna. Samtidigt krävs struktur för att arbetet ska fungera i praktiken. Här blir projektledarens roll avgörande.
– När man jobbar med kreativa människor behöver de få fokusera på det kreativa. Då är det min uppgift att hålla i strukturen.
Det handlar om att skapa en tydlig ram för arbetet, utan att styra innehållet. När strukturen finns på plats blir det lättare att prioritera, fatta beslut och driva processen framåt.
En liknande utmaning finns i arbetet med feedback. I teorin är det något de flesta är överens om är viktigt men i praktiken kan det vara svårt, särskilt i interna team där relationerna är nära.
– Med en byrå är det ofta lättare att vara rak. Internt blir det mer känsligt. Det var skönt att höra från Anna att det är något många brottas med.
Under utbildningen fick hon med sig ett konkret sätt att arbeta mer strukturerat med feedback – en så kallad feedbackritual. Tanken är att göra feedback till en naturlig del av processen i stället för något som tas upp vid enstaka tillfällen. Det kan till exempel handla om att avsätta tid varje vecka för att tillsammans titta på ett pågående arbete och ge återkoppling med fokus på det som skapas snarare än personen bakom. Det är ett arbetssätt hon ser fram emot att utveckla tillsammans med sitt team.
Att skapa förutsättningar för andra
Bakom både struktur och feedback finns en annan avgörande faktor: psykologisk trygghet.
– Vi känner varandra väldigt bra, men det finns fortfarande saker vi kan bli bättre på. Hur vi bemöter varandra och hur vi sätter ramar i början av ett projekt.
Att tydliggöra förväntningar tidigt och skapa gemensamma spelregler har blivit ett sätt att bygga den tryggheten. Det gör det lättare att bidra, säga vad man tycker och utveckla idéer tillsammans. Sammantaget har arbetet lett till en förändrad syn på ledarskap i kreativa processer. Från att bidra med egna lösningar till att skapa förutsättningar för andras.
– Det handlar inte om att vara den mest kreativa i rummet. Det handlar om att få andra att bli det.
