Vi har under senare tid sett hur begreppet ”socialt intranät” växt fram och för många blivit ett självklart val i kommande intranätsprojekt. Även om vi inte bör låsa oss fast vid begrepp så ser vi hur webben med alla dess digitala kommunikations- och delningsverktyg börjar ta plats i folkhemmet, och nu ska de även in i företagen och organisationers arbetsdag.
Sociala intranät
Majoriteten av alla intranätsprojekt som pågår och planeras under 2012 går just mot det sociala intranätet, där användarna själva ska samarbeta, söka och dela kunskap. Självklart består centrala delar från det traditionella intranätet som dokument- och filhantering, ”content management ”och informationsspridning. Som ovan nämnt är det upplägget och fokus i projekten som är anledningen till att resurser, i form av tid och pengar, går till spillo i onödan.
För att skapa en uppfattning om hur ett modernt intranätsprojekt ser ut listar jag nedan upp momenten i ett klassiskt upplägg:
Förstudie – Medarbetare intervjuas om behov och önskemål. Detta kartläggs tillsammans med vad intranätet ska stödja för interna processer samt hur informationsarkitekturen bör se ut.
Dokumentering/kravspecificering - En kravspecifikation på funktioner och verktyg sätts parallellt ihop med förstudien.
Prototyp – En visualisering av den framtagna kartläggningen ska göras där de centrala delarna ska struktureras och genomarbetas, samt korrigeras.
Upphandling – Val av plattform som ska ligga till grund för det nya intranätet, görs av projektgruppen eller extern konsult i samråd med projektledare. Vanligtvis faller lotten på Microsoft Sharepoint eller EpiServer.
Utveckling – Intranätet byggs på vinnande plattform. Beroende på organisationens storlek och anpassning kan detta ta från 3 – 6 månader.
Implementering – Utrullning av systemet. Antingen avdelningsvis, modulvis eller (mindre organisation) hela intranätet. Parallellt eller efter den tekniska implementeringen hålls, i olika skalor, utbildningstillfällen med användarna och intranätsstrateger.
Prioritera bättre
Oavsett om det är en offentlig eller privat verksamhet ser upplägget ut på liknande sätt. Jag tycker egentligen inte det är något fel på upplägget, i stora drag, då dessa moment är viktiga att bearbeta/behandla.Det som gör mig aningen frustrerad är att vi lägger för mycket fokus på delar och, som tidigare nämnt, uppfinner hjulet om och om igen. Det går att effektivisera projekt utan att göra avkall på viktiga delar samtidigt som vi får mer resurser över till de mer centrala momenten. Det jag vill tydliggöra är att insikterna och verksamhetsmålen som framarbetas i förstudien och behovsanalysen är en av grundstenarna till ett effektivt och lönsamt intranät. Dock ser vi att kraven på funktionalitet för att realisera behoven får stort fokus och utrymme.
Jag ger på så sätt en känga till arbetet med att identifiera de mest basala behoven, som alltid resulterar i samma insikt:
- Contentstöd
- Dokument- och filhanteringsstöd
- Projektstöd- Personalisering av intranätet
- Sociala medier innanför brandväggen
Fokusera på användaren
Istället för att identifiera behov som att ”vi måste ha ett projektstöd och även personalisera intranätet” vill jag att organisationerna lägger resurser på förankringen mellan verksamhetens målsättningar, informationsarkitektur och användare. Matcha er verksamhet mot färdiga plattformar som har erfarenhet av din typ av bransch och verksamhetsstruktur.
Boven...
Vi lämnar förstudien/behovsanalysen för ett ögonblick då detta inte är boven i sammanhanget, men vi kommer tillbaka till innebörden av detta moment senare i texten. Problemet med den ineffektivitet och resursstöld dagens projekt medför ligger i momenten upphandling och utveckling.
För att återge delar i intranätsstrategen Jan Elvegårds resonemang i frågan så är det de ”förhärskade” plattformarna SharePoint och EpiServer som är mitt ”problem”. Dessa är plattformar som kräver anpassning och utveckling för att vara körbara, det är därför förstudien blir utdragen och dyr. Ju större organisationen är, desto större blir omfattningen på förstudien och dess innehåll, men gällande plattformen finns väldigt få undantag till att slösa med resurser. Låt oss ta en organisation med 300 anställda utspridd på fyra enheter i Sverige. Ett projekt med tid och kostnader inräknat ser generellt ut på följande sätt:
- Förstudie – 3 månader, 75 000 - 125 000:--
- Prototyp – 1 månad, 50 000:--
- Upphandling – 2 månader, 120 000:--
- Utveckling – 4 månader, 300 000:--
- Implementering – 3 månader, 100 000:-
Återuppfinn inte hjulet
Intranätsprojekt som följer denna arbetsmodell bygger på att konsulter ska göra arbetet och leverera timmar. Fördelen med detta har traditionellt sett varit att överlåta viktiga moment till konsulter som besitter expertiskunskap och erfarenheter, vilket inte alls är konstigt. Som Joakim Jardenberg nämnde i en diskussion på Facebook så borde det fungera mer med ”copy and paste” i organisationer då majoriteten besitter liknande basala behov.
Lägg mindre resurser på intranätets funktioner, upphandling av plattform samt utveckling och satsa mer på användarna och utrullningen. Förankra syftet med det nya intranätet, jobba med informationsarkitekturen och utbilda användarna istället för betala för en konsult som ska utveckla ett intranät som redan finns färdigt och erbjuds marknaden.
Nej, sluta kasta pengar i sjön och fokusera på användarna och innehållet istället för att driva ett komplicerat men ”politiskt korrekt” projekt. Även om beslut ska tas på många nivåer och att beslutsförfarandet i offentliga verksamheter går långsamt så finns det faktiskt plattformar som erbjuder ett intranät där vi slipper betala för de basala behoven i förstudien samt utvecklingen. Vi kan lägga besparade resurser på strategisk implementering, utbildning och unika integrationer. Att bygga och anpassa för att ens kunna ”logga in” på intranätet 2012 känns omodernt. Vi måste fokusera mer på att främja beteendet med mer fokus på förankringen av syftet, informationsarkitekturen och användarna – Då får man ett bra socialt intranät!
Text: Johan Nilsson
Mer om intranät: IntranätTV.se