Kontoret består av två parallella korridorer. Det är vitt. Alla har sitt rum. Det är nog nytt. Men som på sextiotalet, kanske. Namnet för tankarna dit. Tekniska Verken. Går det att heta så? Intrycken bedrar, företaget har närmare 1 000 anställda, omsätter sex miljarder kronor och är Sveriges tredje största kommunalt ägda bolag.

Tekniska Verken i Linköping levererar samhällsnytta som bredband, energi, biogas, vatten, avlopp, minst sagt kritiska tjänster som är ämnen för kraftfull debatt och utveckling. En organisation som kommunicerar vare sig man vill det eller ej. Det har kommunikationsavdelningen tagit fasta på och i det tysta, bortanför Guldäggens röda mattor, jobbas en strategi som tycks vara gedigen fram, bit för bit. Gedigen, men också med ambitionen att vara i framkant.

Kommunikationsavdelningen satte en ny organisation våren 2009. En lista på tio förbättringsprojekt gjordes med punkter som webb, internkommunikation och presskontakter. Här kom kommunikationsavdelningen på att det behövdes någon som svarade för nyhetsflödet på intranätet. Albin Johansson anställdes.

– Då var inte flödet på intranätet igång. Så vi satte upp ett mål på antal artiklar som skulle produceras, säger Albin Johansson, internkommunikatör.

Intranätet är indelat i egna avdelningar byggda efter de verkliga divisionerna. När väl flödet kom i gång fick cheferna upp ögonen för att intranätet var ett ställe att marknadsföra sig på.

– Hösten 2009 undersökte vi de interna kanalerna. Vi kom fram till att den största förbättringspotentialen för att öka kännedomen och förankra kärnvärdena låg i att ge ett ökat kommunikationsstöd till cheferna. Förutom närmaste chef var intranätet den kanal som var viktigast för medarbetarna, säger Marie Aktö, kommunikationschef på Tekniska Verken.

– Vi analyserade alla interna kanaler och satte upp ett 30-tal punkter som vi skulle kunna förbättra. Nu är de flesta genomförda med god effekt.

Sekundära effekter av internkommunikationen
Kommunikationsavdelningen har riggat en enkel studio för att filma intervjuer. Ett viktigt verktyg för utvecklingen av internkommunikationen eftersom filmer och intervjuer får ”mycket höga värden” på intranätet. Vd använder kanalen för att uttrycka sina visioner med egna ord. När matavfallssorteringen invigdes var det naturligt att sända det första spadtaget på intranätet.

Utvecklingen av internkommunikationen har även gett sekundära effekter.

– Vi lyfter kommunikationens roll i företaget och får också ett större flöde av nyheter från organisationen till pressavdelningen, säger Marie Aktö.

Internkommunikationen har varit ett avgörande stycke infrastruktur i Tekniska Verkens kommunikationsbygge. Strategin går ut på att bygga kommunikationen inifrån och ut. Visionen är att först bygga en stark intern kommunikationskultur och sedan en enhetlig kommunikation utåt.

Mellancheferna blir det bärande kommunikationskärlet mellan ledning och medarbetare, för att möjliggöra en effektiv kommunikation mellan företaget och den yttre världen.

Strategin kräver tre saker för att lyckas:
• Distribuerad kunskap om kommunikation.
• Samarbete mellan kommunikations- och personalavdelningarna.
• Långsiktig planering och tålamod.

De flesta organisationer kanske nöjer sig så här långt. Tekniska Verken tog det ett steg till och gjorde cheferna till den interna kommunikationens bärare. Kommunikations- och personalavdelningarna började samarbeta om projektet Chefskommunikation. I projektet hålls chefsmöten för de 75-80 cheferna med vd på plats.

– Det blir ett tillfälle för vd att berätta för cheferna vad som är på gång, säger Marie Aktö.

Cheferna erbjuds intensivkurser i kommunikation, får göra workshops i mindre grupper i ämnen som förändrings- eller kriskommunikation. Målet är att ge alla chefer en verktygslåda att använda i kommunikationsarbetet. Nästa steg är att bygga en chefsportal på intranätet med verktyg som handböcker, checklistor, en kalender och ett diskussionsforum.

Chefsportalen ska vara öppen för alla medarbetare.

– Det ska inte var något hemligt, säger Marie Aktö.

Kommunikation ska göra affärsnytta
Cheferna stärks ytterligare av att kommunikationsavdelningen placerar en kommunikatör på vardera av de sex divisionerna. Divisionskommunikatören stöttar med exempelvis en kommunikationsplan och planering, genomförande samt uppföljning av kommunikationsaktiviteter. De ska också stötta kommunikationsavdelningens filosofi om att kommunikation ska göra affärsnytta.

– De är garanter för att vi gör affärsnytta ute i divisionerna och är bryggan mellan divisionen och det koncernövergripande. Vi gör en årlig avstämning av vår verksamhets affärsnytta med varje divisionschef och dotterbolags vd. På så vis säkerställer vi att kommunikationen bidrar till affärsnyttan, säger Marie Aktö.

När cheferna bär allt mer av kommunikationen på sina axlar, blir de även allt mer av kulturbyggare på företaget. Veronika Mårtensson, personalkonsult, jobbar med att utveckla cheferna till att bli goda kommunikatörer.

– Det finns ett oerhört värde att ha samma värdegrund i företaget. Därför ingår kommunikation som en oerhört viktig del i ett gott ledarskap. Brist på kommunikation är källan till mycket elände i världen och på företagen, säger hon.

– En duktig företagsledare med dålig kommunikativ förmåga är ingen bra kombination. Vi vill skapa nöjda kunder och motiverade medarbetare. Dålig kommunikation kan släcka motivationen.

Men på Tekniska Verken verkar det vara fyr i pannan.

Text och foto: Rolf van den Brink

På bilden på förstasidan syns Veronika Mårtensson, Albin Johansson och Marie Aktö.